Over de uitvoerbaarheid van de Wet Open Overheid (WOO) is al veel gesproken en geschreven. De ingangsdatum, momenteel 1 mei 2022, nadert snel. Dat deze wet veel werk met zich meebrengt is duidelijk, genoeg stof tot nadenken. Om het hoofd te kunnen bieden aan deze uitdaging is binnen organisaties een aantal jaren geleden een onderzoek gestart naar de mogelijkheden om over te gaan tot volledig geautomatiseerde publicatie van geanonimiseerde documenten.

TM7 kreeg het verzoek te onderzoeken of onze robot, die al getraind is voor het Openbaar Ministerie én voor WOB verzoeken voor gemeentes, hiervoor geschikt was. De oorspronkelijke oplossing verzorgde het anonimiseren. De eindcontrole van de documenten werd door behandelaars gedaan. Dit scheelt al heel veel werk.

Het trainen van onze robot zorgt voor flexibiliteit

In het specifieke domein werden andere criteria gehanteerd bekeken vanuit de AVG wetgeving. Denk hierbij aan het beleid voor transparantie binnen een gemeente. De ene gemeente wil de namen van medewerkers laten zien, een andere gemeente kiest er voor om deze ook te anonimiseren. Hierop hebben we onze robot getraind en in een aantal leerlussen werd het gewenste resultaat bereikt. Belangrijke knelpunten waren tekeningen, vooral als ze zeer groot zijn, en handtekeningen waarop de robot extra getraind moest worden.

Verticale oplossingen voor specifieke situaties

Het automatisch publiceren is een aparte uitdaging. Vanuit het zaaksysteem moeten de juiste documenten bij een zaak geselecteerd worden en een “nieuw” te publiceren geanonimiseerd document toegevoegd worden. In een casus waarin onze oplossing nu al enige jaren naar volle tevredenheid draait, bleek een automatische koppeling (technisch via een API) niet direct mogelijk. Hier bracht een aparte robot, een RPA, uitkomst. Een softwarerobot bootst het handmatige proces na, in plaats van een daadwerkelijke koppeling te leggen. In het operationele proces is het belangrijk om frequent steekproeven te doen op de geautomatiseerde kwaliteit. Deze worden overlegd en soms wordt de robot nog bijgeleerd.

Automatisch anonimiseren met robots

Wij, van TM7, denken dat het anonimiseren van gegevens goed mogelijk is met robots (zoals onze CARP-E Reading Robot). De WOO uitdaging voor de (decentrale) overheden kan hiermee snel en praktisch ingevuld worden voor massale hoeveelheden documenten waarbij het onrealistisch en onpraktisch is om handmatig privacygevoelige persoonsgegevens te moeten aflakken.

Met onze software gaat het anonimiseren volledig automatisch en bovenal zeer efficiënt. De software is gemakkelijk te integreren bij een groot scala aan verschillende systemen en neemt al het handmatig werk over zodat deze tijd en kosten voor andere inspanningen kunnen worden ingezet.

Meer over onze software weten? Neem dan contact met ons op.